Panduan Lengkap Verval PD SD SMP SMA dan SMK

Pengelolaan data peserta didik pada laman aplikasi verval pd saat ini memiliki beberapa fitur baru yaitu menu Belum Memiliki NISN, Status Pengajuan Mutasi dan Data Invalid  yang dalam penggunaannya tentu memerlukan panduan agar pengelolaannya menjadi akurat dan valid. Guna membantu para operator sekolah dalam memverifikasi dan memvalidasi data peserta didik berikut mimin uraikan tentang panduan verval pd yang baru.

Verval PD dan NISN

Syarat utama bagi operator sekolah dalam pengelolaan aplikasi ini adalah harus sudah terdaftar pada laman SDM Kemdikbud, jadi bagi yang belum terdaftar silakan melakukan registrasi SDM terlebih dahulu, silakan kunjungi laman SDM Kemdikbud di http://sdm.data.kemdikbud.go.id/ sementara bagi operator yang telah terdaftar diharapkan secara berkala melakukan update surat penugasan minimal setiap awal tahun pelajaran.

Jika sudah terdaftar maka sudah dapat login dengan mengakses laman vervalpd.data.kemdikbud.go.id Isikan  username  (email)  dan  password  sesuai  dengan  akun  yang  didaftarkan  di  laman  SDM Kemdikbud.

Pada menu beranda aplikasi ini pada bagian kiri menampilkan perbandingan data peserta didik pada diagram pie, bila krusor kita arahkan ke diagram pie  tersebut maka akan  terlihata data jumlah peserta didik yang sudah valid dalam  referensi yang di gambarkan dengan warna biru, data invalid warna merah, data belum memiliki NISN warna ungu dan data tidak memiliki NISN warna orange di sertai dengan angka dan presentasenya sesuai data hasil sinkronisasi dari aplikasi dapodik. Sedangkan pada bagian kanan menampilkan grafik progres  harian verval per tanggal, menu ini menggambarkan aktivitas operator sekolah per hari.

A. Fitur Pada Laman Verval PD Kemdikbud

1. Menu Referensi

Pada menu ini terdapat dua menu turunan yaitu referensi aktif dan lulusan.

Referensi Aktif, menampilkan data peserta didik yang sudah memiliki NISN valid dan data siswa aktif ini sesuai dengan data dapodik tahun pelajaran berjalan. Pada menu ini telah dihilangkannya fitur Unmatch, sehingga OPS harus lebih teliti dan berhati-hati saat mengelola data residu karena data residu yang sudah menjadi data referensi tidak bisa lagi dikembalikan ke residu seperti versi sebelumnya.

Referensi Lulusan , menampilkan data peserta didik yang sudah lulusan dari aplikasi dapodik pada tahun pelajaran sebelumnya, baik yang sudah sudah/belum memiliki  NISN yang valid dengan keterangan melanjutkan ke jenjang berikutnya jika data sudah di tarik on line oleh OPS penerima di sekolah tujuan. 

2. Menu Residu

Fitur ini hanya ada untuk jenjang SMP dan SMA/SMK. Menampilkan data peserta didik kelas 7 atau kelas 10 yang belum memiliki NISN yang valid, meskipun di aplikasi dapodik sudah dientrikan NISN. Data juga akan dianggap sebagai residu jika ada perbedaan entri empat variabel (NISN, Nama, tempat, dan tanggal lahir) antara data dapodik dan arsip NISN. Konsep verifikasi dan validasi data residu adalah mencari data pembanding yang mirip atau sesuai, tidak harus sama persis.

Untuk menyelesaikan residu dengan melakukan pencarian data pembanding

• Klik data peserta didik, maka sistem VervalPD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari database arsip NISN. Identifikasi kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-1) pada variabel nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung.
• Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-1) tidak mirip/tidak sesuai, lakukan pencarian data pembanding selanjutnya dengan menekan tombol Search Next sebanyak 5 kali pencarian.
• Jika hasil identifikasi data pembanding mirip/sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol Match. Dengan menekan tombol Match, secara otomatis data peserta didik akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN dari data pembanding dan penulisan data akan mengikuti penulisan data Residu yang bersumber dari Dapodik, dan hilang dari residu.
• Jika dari ke-5 opsi data pembanding (pencarian ke-1 s/d ke-5) tidak ada yang mirip/sesuai, tekan tombol Not Match. Tombol ini akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke-5 dan bisa digunakan. Dengan menekan tombol Not Match, secara otomatis sistem VervalPD akan memberikan NISN baru untuk data peserta didik yang dimaksud.

Hal Yang Harus Diperhatikan Saat Melakukan Verval NISN Data Residu

• Setiap NISN yang dientrikan di dapodik belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan entri/input antara data dapodik dan data arsip NISN, maka data peserta didik tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu.
• Seluruh data yang tampil sebagai residu harus diselesaikan satu-persatu oleh operator sekolah langsung.
• Konsep penyelesaian residu cukup sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database arsip NISN yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Kesesuaian data pembanding ditentukan berdasarkan identifikasi terhadap nama, tempat lahir, tanggal lahir dan nama ibu kandung peserta didik.
• Operator sekolah tidak boleh membiarkan data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Semua data Residu harus dipindahkan ke Referensi dengan 2 pilihan (Match atau Not Match), tidak boleh dibiarkan di Residu.
• Jika tidak menemukan NISN yang “diinginkan” dari data pembanding (pencarian 1 s/d 5), klik Not Match saja, ajukan pembuatan NISN baru terlebih dahulu supaya data bisa berpindah ke referensi aktif dengan NISN baru. Jika NISN baru tidak sesuai dengan NISN di dokumen ijazahnya, ajukan perubahan NISN melalui menu edit NISN.

3. Menu Belum Memiliki NISN

Fitur baru ini menampilkan Peserta Didik Mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 jenjang SMP, dan kelas 11 dan 12 jenjang SMA/SMK yang belum memiliki NISN valid dari jenjang/sekolah sebelumnya dan kategori Siswa Baru Kelas 1 untuk jenjang SD.

Hal Yang Harus Diperhatikan Pada Fitur Belum Memiliki NISN

• Seluruh data peserta didik dengan pilihan registrasi masuk rombel di dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau Mutasi akan ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap valid oleh sistem VervalPD.
• Untuk status validasi “Siswa Baru Kelas 1 SD”, operator sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak ada pengerjaan apapun dari aplikasi VervalPD.
• Setiap peserta didik baru kelas 1 SD akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan,  operator sekolah harus memastikan agar melakukan pengiriman data (sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari aplikasi dapodik maksimal tanggal 30 September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan pengiriman data,  maka peserta didik kelas 1 akan diberikan NISN pada tahun ajaran berikutnya.
• Untuk status validasi “Mutasi Siswa”, operator sekolah tidak boleh membiarkan  data peserta didik tetap tampil di fitur ini, dan harus segera di proses. Semua data mutasi siswa harus diproses oleh operator sekolah.

Cara Menyelesaikan Mutasi Siswa

• Klik tulisan Mutasi Siswa.
• Cari data siswa mutasi di sekolah asal dengan syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari sekolah asal.
• Untuk mencari data siswa mutasi di sekolah asal pilih nama propinsi dari sekolah asal, pilih nama kabupaten/kota, dan pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN. Pencarian sekolah asal, dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman Data Master Referensi (http://referensi.data.kemdikbud.go.id/index11.php).
• Jika data sekolah dan data siswa ditemukan di sekolah asal, klik data siswa yang dimaksud lalu klik  Pilih Siswa.
• Jika sekolah ditemukan, namun data siswa yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik Pilih Sekolah.
• Jika sekolah asal dan data siswa (kedua datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik Tidak Ditemukan.

Setelah proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian dinas pendidikan kab/kota/provinsi.

4. Menu Status Pengajuan Mutasi

Menu ini adalah hasil dari proses Klik Mutasi di menu Belum Memiliki NISN yang menampilkan data peserta didik yang diajukan proses mutasi siswa melalui aplikasi VervalPD. Jika data mutasi telah di setujui akan berada pada Menu Referensi Aktif.

5. Menu Data Invalid

Menu ini menampilkan data-data yang tidak valid, dilihat dari sisi Data Dapodik. Jika ada kesalahan dalam prosedur pengisian/entri data peserta didik di dapodik, maka sistem VervalPD akan menginformasikan kesalahan tersebut melalui fitur ini. Contohnya: ketidaklengkapan pengisian variabel data peserta didik, tanggal masuk sekolah untuk siswa mutasi tidak valid, kesalahan penentuan registrasi masuk rombel dan lain-lain. Untuk mengatasinya silakan cek kembali di dapodik lalu perbaiki.

6. Menu Edit Data

Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD. Ada 2 jenis Edit Data yakni Edit NISN dan Edit identitas (Nama, Tempat, Tanggal lahir, Jenis kelamin dan Nama ibu kandung peserta didik).

Cara Mengajukan Edit NISN

Untuk mengajukan perubahan, NISN harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan. Berikut langkah-langkahnya;

• Klik tombol Pilih Siswa.
• Pilih data peserta didik yang akan di  Edit NISN-nya, lalu Klik tombol OK.
• Isikan NISN baru sesuai dengan NISN yang tercantum di Ijazah sebelumnya.
• Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai ketentuan. Indikator harus berwarna hijau, supaya pengajuan perubahan bisa diteruskan ke pusat. Jika indikator berwarna merah artinya ukuran file yang diunggah terlalu besar atau ekstensi file tidak sesuai.
• Klik tombol Pengajuan Perubahan.

Data akan masuk ke daftar antrian proses persetujuan admin PDSPK. OPS bisa mengecek sejauh mana proses pengajuannya (sudahdisetujui/ditolak) melalui Status di fitur Edit Data.

Cara Mengajukan Edit Identitas

• Klik tombol Pilih Siswa.
• Pilih data peserta didik yang akan di  Edit Identitas -nya, lalu Klik tombol OK.
• Isikan Identitas baru sesuai dengan identitas yang tercantum di akte kelahiran peserta didik atau Ijazah. Semua variabel identitas harus diisi dengan lengkap walaupun hanya satu variabel yang akan diajukan perubahan.
• Lampirkan/upload scan akte kelahiran atau Ijazah sesuai ketentuan.
• Dokumen yang diijinkan berupa akte kelahiran, surat keterangan lahir, ijazah upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).
• Klik tombol Pengajuan Perubahan maka data akan mengalir masuk ke daftar antrian dinas untuk proses persetujuan admin dinas pendidikan tingkat kab/kota terkait.

B. FAQ (Frequently Asked Question)

Kenapa data siswa hilang setelah OPS menyelesaikan proses pengajuan mutasi?

Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses persetujuan/approval di dinas pendidikan kab/kota dan PDSPK. Sejauh mana proses pengajuan mutasi tersebut bisa OPS kroscek di menu Status Pengajuan Mutasi.

Apa yang harus dilakukan OPS setelah proses mutasi sudah selesai diajukan dan data siswa sudah hilang dari menu Belum Memiliki NISN?

Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah disetujui atau belum. Jika belum di approve, konfirmasi ke operator dinas pendidikan kab / kota setempat dengan membawa dokumen mutasi siswa untuk verifikasi dokumen secara langsung atau via media lainnya tergantung kebijakan dinas  masing-masing.

Bagaimana jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh dinas pendidikan tingkat kab/kota dan PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah sebelumnya?

Jika NISN hasil approval dinas pendidikan tingkat kab/kota / PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silakan OPS mengajukan edit NISN melalui Menu  Edit Data / Pengajuan - NISN.

Apa yang harus dilakukan oleh OPS  jika ada data siswa yang masuk ke menu Belum Memiliki NISN, tetapi status validasinya bukan “Mutasi Siswa” melainkan “Belum Memiliki NISN” padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi?

Perbaiki data siswa melalui aplikasi dapodik terlebih dahulu. Keluarkan siswa dari rombel kemudian masukkan kembali, dengan memilih registrasi masuk sebagai Mutasi. Simpan lalu sinkron dapodiknya. Tunggu beberapa hari hingga status validasi siswa berubah menjadi “Mutasi Siswa”. Setelah itu, silakan OPS memproses pengajuan mutasinya mulai dari Langkah 1 s/d 3.

Panduan Lengkap Verval PD Untuk Operator SD.pdf

Panduan Langkap Verval PD Untuk Operstor SMP SMA dan SMK.pfd

Demikian panduan verval pd untuk operator sekolah jenjang SD SMP SMA dan SMK, Semoga bermanfaat.

Bagikan:

FacebookTwitter WhatsApp